[비지니스 예절] 이메일 양식 및 예절.

https://little-capital.tistory.com/26

출처 : 

비즈니스 메일 예절

 

 

<비즈니스 메일 예절>

 

1. 회사 계정으로 메일 보내기

 

회사에서 일어나는 모든 업무 전달은 친구와 1:1로 주고받는 개인 계정 메일이 아니라 회사 계정으로 생성된 메일로만 업무를 주고받아야 한다. 그 이유는 본인이 퇴사를 하더라도 정보동의를 받아서 메일 내용을 확인하기 위함이기도 하며 소속이 어딘지 확인하는 중요한 정보가 되기도 한다.

보통 퇴사를 하고도 3개월 정도 계정을 살려두는데 후임자가 앞선 내용을 모르기 때문에 본인이 주고받은 메일로 전체적인 루틴을 파악할 수 있기 때문이다. 종종 메일 용량이 가득 찼다고 스팸도 아닌데 삭제하는 사람들이 있다. 꼭 전산실이나 인사팀에 연락하여 계정 용량을 늘려달라고 하자.

 

 

2. 받는 사람이란?

 

메일을 받는 사람이 맞다. 그러나 여기서도 중요한 포인트가 있다.

 

회사 내부용

무조건 직책이 높은 사람부터 낮은 사람으로 작성해야 한다. 회사 내부 메일은 이것만으로는 안된다.

부서 내에 과장이 여럿일 경우 먼저 과장이 된 경우나 권력이 높은 사람을 먼저 써야 한다.

권력관계 및 승진 사항을 고려하는 것이 신입은 어려울 테니 처음에는 회사 사내 전화번호부를 보고 순서대로 작성하면 된다. 그리고 선배한테 제발 컨펌을 받자.

 

회사 외부용

직책이 높은 사람부터~ 낮은 사람으로 작성하는 것 까지 맞다.

 

여기서 우리 신입의 Q&A

Q. 저는 거래처 사람들 메일 주소를 다 모르는데요?

A. 니가 아는 사람한테 메일을 보내면 회신할 때 이 메일을 확인해야 할 적정한 사람들을 전부 참조를 걸어서 보낼꺼란다^^ 그러면 다 알겠네? 어?

 

다음에 메일을 보낼 시에는 회신에서 온 참조를 확인하여 (꼭!!! 메일의 순서를 파악하고) 받는 사람에 추가하면 된다.

 

 

3. 참조

 

회사 내부용

이 업무와 직접적인 관계가 있고 실무를 하는 사람은 받는 사람에 넣기

이 업무와 직, 간접적으로 관계가 있는 사람들이지만 실제 실무는 하지 않는 사람은 참조에 넣기

 

차이를 모르겠다고? 그렇다면 다 받는 사람에 넣으면 된다.

 

회사 외부용

내부용과 비슷하지만 정 모르겠으면 거래처는 전부 다 받는 사람에 넣기

부서 사람들은 공유를 위해 참조로 넣기

 

그런데 왜 메일을 보는 사람들이 이렇게 많을까?

각자 하는 업무는 달라도 한 부서라면 상사가 꼭 알아야 하는 내용들이기 때문이다.

상대방에게 메일을 보냈는지, 내용에 실수는 없는지 또는 거래처에서 우리에게 어떤 메일을 보냈는지 서로 파악하기 위함이다.

 

그런데 그걸 무시하고 1:1로 일을 진행하면 부서 내에 사람들은 아무도 모른다.

신입은 이렇게 1:1로 진행했고, 거래처에서 그때~ 처리했던 대로 할게요 했을 때 네 라고 해버렸단다.

신입은 그때 처리했는 게 뭔지 모르겠고 일단 오랫동안 거래해 온 거래처라 본인 마음대로 판단하고 일을 진행했는데 부서 그 누구도 알지 못했다.

오늘 어디서도 보고받지 못한 세금계산서를 확인하고선 이거 누가 했냐고 사람을 잡으러 다녔더니 발견되었다.

단지 우리는 조율 중이었는데 본인이 진행해버려서 단가가 맞지 않는다. 아 진짜~ 

 

 

4. 제목

 

제목을 작성할 때 00 회사 000팀입니다. 이딴 식으로 작성 제발 레알 안 했으면 좋겠다.

구체적으로 어떤 메일인지 요약해서 적어야 한다.

000회사 000팀 guarantee bond 첨부 내역입니다.

이렇게 쫌 쓰자.... 분명히 읽었음에도 불구하고 회신이 늦거나 메일을 다시 찾아야 하는 번거로움 때문에 서로 싫어진다.

 

 

5. 내용

 

신입이 보낸 메일을 보니 메신저 하는 줄 알았다.

회사 메일 주소는 본인만 알지 상대방은 어디회사인지 기억도 못한다.

 

<기본 예>

 

안녕하세요? 000부서 000팀장님~

(주)000회사 경영지원팀 김뚝딱대리 입니다.

유선상으로 말씀하신 000 파일을 아래와 같이 첨부하오니 확인 부탁드립니다.

 

첨부파일내용 설명~

 

 

-아래-

1. 000파일   1부

2. 000파일   1부

3. 000파일   1부

 

 

문의사항 있으시면 회신 부탁드립니다. 감사합니다. 

 

-김뚝딱대리 드림- 

 

뭐 위와 같이 쓰는 게 보편적이다. 

000 드림~ 올림~ 배상~ 별 말이 많지만 안 쓰는 사람도 있고 쓰는 사람도 있다.

이거 했구요~ 저거했어요~ 이렇게 글을 쓰면 안 되는 이유는 서면이기 때문에 격식을 갖춰서 메일을 보내는 것이 맞다.

ㅜㅜ이런 이모티콘도 집어치우고.